1. General

1.1. This eB2B [name] Privacy Policy (hereinafter referred to as the “Privacy Policy”) contains information on how DECYMA Sp. z o.o., ul. Władysława Broniewskiego 12/2, 81-841 Sopot, Poland (hereinafter: “Decyma” or “We”) as the author and owner of the eB2B platform https://decimashoes.com (hereinafter “Platform”), who as the Administrator collects and processes personal data that we have collected through the Platform or in connection with the operation of the Platform.

1.2. The Privacy Policy also contains information on how other parties as registered users of the Platform (so-called Payers) may use the Platform to process your personal data (if you are a Recipient). It should be remembered that only the Payer who invited you to the Platform can gain access to your data provided on the Platform.

1.3. The term user includes the Payer, Recipient, but may also be a customer service user (CS).

1.4. This version of the Privacy Policy is effective from 01.07.2025.

1.5. If you have any questions or requests regarding the processing or protection of your personal data, please contact us at: [email protected]

2. Registration process

2.1. The Platform is intended for our business partners, not for individual consumer customers. Therefore, most of the data we collect in the registration process is business data, not personal data. When providing us with contact details, we ask you to add business contacts, not private ones.

2.2. As a result of registration on our Platform, we may process the following categories of personal data:

2.2.1. name and surname of the User’s personnel, their email address and telephone number. In case we receive a general email address and company telephone number, we will not process these categories of personal data. The User may change their contact details through the Platform at any time.

2.3. At the end of the registration process, you will receive an activation link from us via email. At the same time, we will also inform you that you have created an account (Payer) or have been added to an existing account (Recipient) on our Platform. If you do not want to create this account or believe that you have been wrongfully added to an existing account, please contact us and we will delete such account.

3. Login data

3.1. IP address and device used to access the Platform, date and time of access to the Platform

3.2. If at some point you decide not to use the Platform, we recommend deleting the user account. In this way, all personal data associated with your user account will also be deleted, i.e., anonymized.

4. Why do we process your personal data?

4.1. We process your personal data for one or more of the following purposes:

4.1.1. We may process your personal data during the management of your user account and/or providing you with services within the Platform (in the registration process or later). In such case, our basis for processing your personal data is the performance of our contact with you in accordance with the Platform Terms and Conditions;

4.1.2. We may process your personal data for the development of the Platform (analysis of Platform usage). In such case, our basis for processing your personal data (your use of the Platform) for the development of the Platform is our legally justified interest as the author and owner of the Platform for its development;

4.1.3. We may process your personal data to inform you about maintenance work on the Platform. In such case, the basis for processing your personal data is our legally justified interest as the author and owner of the Platform, consisting in ensuring that Users are timely informed about the availability of platform functionality;

4.1.4. We may process your personal data to identify, assess and respond to any security incidents related to the Platform. In such case, our basis for processing your personal data is the protection of vital interests of the data subject or another natural person and our legally justified interest as the author and owner of the Platform consisting in ensuring compliance with appropriate security procedures in case of a security incident;

4.1.5. We may process your personal data to respond to your questions or requests directed to our call center (CS). In such case, based on the question or request sent to us, the basis for processing is the performance of our contact with you in accordance with the Platform Terms and Conditions; we also have a legitimate interest in processing your personal data to provide answers to your questions or requests;

4.1.6. To inform you about special offers available on our Platform. In such case, the basis for processing your personal data is our legally justified interest consisting in direct marketing, consisting in your interest in the Platform. You can always ask us to stop sending you offers (see below);

4.1.7. To fulfill our legal obligations (e.g., to respond to any requests you may have in connection with your personal data or similar).

5. Who has access to your personal data?

5.1. We treat your personal data as confidential and as such protect it in accordance with applicable law and good practices.

5.2. Third parties have the right to access and process your personal data only in the following situations:

5.2.1. Third parties as service providers providing us with services that we need for our operational activities (e.g., Product delivery, advertising, development and maintenance of the Platform and similar). In such case, they will process your personal data in accordance with our instructions;

5.2.2. Relevant authorities supervising the legality of activities and proceedings. In such case, they will process your personal data in accordance with their statutory powers.

6. Are my personal data transferred to third countries?

6.1. No, your personal data remains within the EEA territory.

7. How do we protect your personal data?

7.1. The protection of your personal data is important to us. Here are some of the protective measures we use:

7.1.1. Application of modern methods of protection and access control to data resources that contain your personal data;

7.1.2. Constant monitoring of all resources used to process your personal data.

8. How long do we retain your personal data?

8.1. While the business user maintains their profile on the Platform, we store all personal data associated with that profile. After deletion of the user profile, we will delete all personal data associated with that profile as soon as possible. Exceptionally, personal data may be retained subject to point 8.2, e.g., if it is necessary for managing ongoing or approaching court proceedings or dispute resolution or contract performance.

8.2. Personal data that we process based on our legitimate interests or other legal basis are stored as long as such legal basis exists and we delete them without undue delay if such legal basis ceases to exist.

9. Your rights

9.1. In case you decide to exercise one or more of the following rights, we have the right to verify your identity, all for the protection of your personal data.

9.2. You exercise your rights free of charge. However, if you frequently request (for example, if you asked to exercise your rights less than 6 months ago) or excessively request (for example, seeking all your personal data in writing) access to your personal data or their transfer, we have the right to ask you to settle our costs before performing such activities.

9.3. You can exercise your rights by sending a request to [email protected] and entering “Data subject request” in the message subject. After receiving the message, we will send confirmation of a properly received inquiry.

9.3.1. Access to your personal data:

You have the right to request confirmation that we process your personal data, as well as access to your personal data that we process.

9.3.2. Correction of inaccurate personal data:

You have the right to request access to your personal data, their rectification, restriction of processing or deletion, as well as the right to supplement incomplete personal data.

9.3.3. Data portability:

You have the right to receive and request the transfer of your personal data.

9.3.4. Right to object to processing or processing of your personal data:

You have the right to object to the processing of your personal data, as well as our general way of processing your personal data, when processing takes place on the basis of our legally justified interest or is necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller; In case personal data are processed for direct marketing purposes, you have the right at any time to object to processing of personal data concerning you for such marketing, including profiling to the extent that it is related to such direct marketing.

9.3.5. Right to withdraw consent:

You have the right to withdraw consent for further processing of your personal data at any time. The withdrawal does not affect processing carried out on the basis of consent before its withdrawal.

9.3.6. Right to lodge a complaint with the Personal Data Protection Office

At any time you have the right to lodge a complaint with the local authority for the protection of personal data. Contact details can be found at the following address: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/Members_en

1. Ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności decimaB2B (zwana dalej „Polityką prywatności”) zawiera informacje w jaki sposób DECYMA Sp. z o.o., ul. Władysława Broniewskiego 12/2, 81-841 Sopot, Polska dalej: „Decyma” lub „My”) jako autor i właściciel platformy decimaB2B https://decimashoes.com (dalej „Platforma”), który jako Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe, które zebraliśmy za pośrednictwem Platformy lub w związku z obsługą Platformy.

1.2. Polityka prywatności zawiera również informacje, w jaki sposób inne strony jako zarejestrowani użytkownicy Platformy (tzw. Płatnicy) mogą korzystać z Platformy
do przetwarzania Twoich danych osobowych (jeśli jesteś Odbiorcą). Należy pamiętać, że tylko Płatnik, który zaprosił Cię na Platformę, może uzyskać dostęp do Twoich danych podanych na Platformie.

1.3. Termin użytkownik obejmuje Płatnika, Odbiorcę, ale może to być również użytkownik obsługi klienta (CS).

1.4. Niniejsza wersja Polityki Prywatności obowiązuje od 01.07.2025.

1.5. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub prośby dotyczące przetwarzania lub ochrony Twoich danych osobowych, skontaktuj się z nami pod adresem:  [email protected]

2. Proces rejestracji

2.1. Platforma jest przeznaczona dla naszych partnerów biznesowych, a nie dla klientów indywidualnych konsumentów. Dlatego większość danych, które zbieramy
w procesie rejestracji, to dane biznesowe, a nie dane osobowe. Podając nam dane kontaktowe, prosimy o dodanie kontaktów biznesowych, a nie prywatnych.

2.2. W wyniku rejestracji na naszej Platformie możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

2.2.1. imię i nazwisko personelu Użytkownika, jego adres e-mail i numer telefonu. W przypadku, gdy otrzymamy ogólny adres e-mail i firmowy numer telefonu,
nie będziemy przetwarzać tych kategorii danych osobowych. Użytkownik może w każdej chwili zmienić swoje dane kontaktowe za pośrednictwem Platformy.

2.3. Pod koniec procesu rejestracji otrzymasz od nas link aktywacyjny za pośrednictwem poczty elektronicznej. Tym samym poinformujemy Cię również, że utworzyłeś konto (Płatnik) lub zostałeś dodany do istniejącego konta (Odbiorca) na naszej Platformie. Jeśli nie chcesz utworzyć tego konta lub uważasz, że zostałeś niesłusznie dodany do istniejącego konta, skontaktuj się z nami, a my usuniemy takie konto.

3. Dane logowania

3.1. Adres IP i urządzenie używane do uzyskania dostępu do Platformy, data i godzina dostępu do Platformy

3.2. Jeśli w pewnym momencie zdecydujesz się nie korzystać z Platformy, zalecamy usunięcie konta użytkownika. W ten sposób wszystkie dane osobowe powiązane
z Twoim kontem użytkownika zostaną również usunięte, tj. zanonimizowane.

4. Dlaczego przetwarzamy Twoje dane osobowe?

4.1. Przetwarzamy Twoje dane osobowe w jednym lub kilku z następujących celów:

4.1.1. Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe podczas zarządzania Twoim kontem użytkownika i/lub świadczenia Ci usług w ramach Platformy (w procesie rejestracji lub później). W takim przypadku naszą podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych jest realizacja naszego kontaktu z Tobą zgodnie z Regulaminem Platformy;

4.1.2. Twoje dane osobowe możemy przetwarzać w celu rozwoju Platformy (analizy korzystania z Platformy). W takim przypadku naszą podstawą przetwarzania
Twoich danych osobowych (korzystania przez Ciebie z Platformy) na potrzeby rozwoju Platformy jest nasz prawnie uzasadniony interes jako autora i właściciela Platformy w celu jej rozwijania;

4.1.3. Twoje dane osobowe możemy przetwarzać, aby informować Cię o pracach konserwacyjnych na Platformie. W takim przypadku podstawą przetwarzania
Twoich danych osobowych jest nasz prawnie uzasadniony interes jako autora i właściciela Platformy, polegający na tym, aby Użytkownicy byli terminowo informowani o dostępności funkcjonalności platformy;

4.1.4. Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu identyfikacji, oceny i reagowania na wszelkie incydenty bezpieczeństwa związane z Platformą.
W takim przypadku naszą podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych jest ochrona żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej oraz nasz prawnie uzasadniony interes jako autora i właściciela Platformy polegający na zapewnieniu przestrzegania odpowiednich procedur bezpieczeństwa w przypadku incydent bezpieczeństwa;

4.1.5. Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu odpowiedzi na Twoje pytania lub prośby kierowane do naszego call center (CS). W takim przypadku,
na podstawie przesłanego nam pytania lub prośby, podstawą przetwarzania jest realizacja naszego kontaktu z Tobą zgodnie z Regulaminem Platformy; mamy również uzasadniony interes w przetwarzaniu Twoich danych osobowych w celu udzielenia odpowiedzi na Twoje pytania lub prośby;

4.1.6. Aby poinformować Cię o ofertach specjalnych dostępnych na naszej Platformie. W takim przypadku podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na marketingu bezpośrednim, polegającym na Twoim interesie Platformą. Zawsze możesz poprosić nas o zaprzestanie wysyłania Ci ofert (patrz poniżej);

4.1.7. W celu wypełnienia naszych zobowiązań prawnych (np. w celu odpowiedzi na wszelkie żądania, które możesz mieć w związku z Twoimi danymi osobowymi lub podobnymi).

5. Kto ma dostęp do Twoich danych osobowych?

5.1. Twoje dane osobowe traktujemy jako poufne i jako takie chronimy je zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i dobrymi praktykami.

5.2. Osobom trzecim przysługuje prawo dostępu do Twoich danych osobowych i ich przetwarzania, tylko w poniższych sytuacjach:

5.2.1. Strony trzecie jako usługodawcy świadczący nam usługi, których potrzebujemy do naszej działalności operacyjnej (np. Dostawa produktów, reklama, rozwój i utrzymanie Platformy i tym podobne). W takim przypadku będą przetwarzać Twoje dane osobowe zgodnie z naszymi instrukcjami;

5.2.2. Właściwe organy sprawujące nadzór nad legalnością działalności i postępowania. W takim przypadku będą przetwarzać Twoje dane osobowe zgodnie ze swoimi ustawowymi uprawnieniami.

6. Czy moje dane osobowe są przekazywane do krajów trzecich?

6.1. Nie, Twoje dane osobowe pozostają na terytorium EOG.

7. Jak chronimy Twoje dane osobowe?

7.1. Ochrona Twoich danych osobowych jest dla nas ważna. Oto niektóre ze stosowanych przez nas środków ochrony:

7.1.1. Stosowanie nowoczesnych metod ochrony i kontroli dostępu do zasobów danych, które zawierają Twoje dane osobowe;

7.1.2. Stały monitoring wszystkich zasobów wykorzystywanych do przetwarzania Twoich danych osobowych.

8. Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

8.1. Podczas gdy użytkownik biznesowy zachowuje swój profil na Platformie, przechowujemy wszystkie dane osobowe powiązane z tym profilem. Po usunięciu profilu użytkownika usuniemy wszystkie dane osobowe związane z tym profilem tak szybko, jak to możliwe. Wyjątkowo, dane osobowe mogą być zatrzymywane z zastrzeżeniem punktu 8.2, np. jeśli jest to konieczne do zarządzania trwającymi lub zbliżającymi się postępowaniami sądowymi lub rozstrzyganiem sporów lub wykonaniem umowy.

8.2. Dane osobowe, które przetwarzamy w oparciu o nasze uzasadnione interesy lub inną podstawę prawną, są przechowywane, o ile istnieje taka podstawa prawna i usuwamy je bez zbędnej zwłoki, jeśli taka podstawa prawna przestanie istnieć.

9. Twoje prawa

9.1. W przypadku, gdy zdecydujesz się skorzystać z jednego lub więcej z poniższych praw, mamy prawo zweryfikować Twoją tożsamość, wszystko w celu ochrony Twoich danych osobowych.

9.2. Korzystasz ze swoich praw bezpłatnie. Jeśli jednak często żądasz (na przykład, jeśli poprosiłeś o skorzystanie ze swoich praw mniej niż 6 miesięcy temu) lub nadmiernie żądasz (na przykład szukasz wszystkich swoich danych osobowych na piśmie) o dostęp do swoich danych osobowych lub o ich przeniesienie, my mamy prawo poprosić Cię o rozliczenie naszych kosztów przed wykonaniem takich czynności.

9.3. Możesz skorzystać ze swoich praw, przesyłając żądanie na adres [email protected] i wpisując w temacie wiadomości „Żądanie podmiotu danych”. Po otrzymaniu wiadomości prześlemy potwierdzenie o prawidłowo otrzymanym zapytaniu.

9.3.1. Dostęp do Twoich danych osobowych:

Masz prawo poprosić o potwierdzenie, że przetwarzamy Twoje dane osobowe, a także dostęp do Twoich danych osobowych, które przetwarzamy.

9.3.2. Korekta niedokładnych danych osobowych:

Przysługuje Ci prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania lub usunięcia, a także prawo do uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

9.3.3. Przenoszenie danych:

Masz prawo przejąć i zażądać przeniesienia swoich danych osobowych.

9.3.4. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania lub przetwarzania Twoich danych osobowych:

Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, a także nasz ogólny sposób przetwarzania Twoich danych osobowych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu lub jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi; W przypadku gdy dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących Ciebie danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w jakim jest to związane z takim marketingiem bezpośrednim.

9.3.5. Prawo do wycofania zgody:

Masz prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na dalsze przetwarzanie Twoich danych osobowych. Wycofanie nie ma wpływu na przetwarzanie, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

9.3.6. Prawo do wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych

W każdej chwili masz prawo złożyć skargę do lokalnego organu w celu ochrony danych osobowych. Dane kontaktowe można znaleźć pod następującym adresem: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/Members_en